Apostilla y legalización de documentos extranjeros para abrir una empresa en Chile

Casi todo proceso de inversión extranjera en Chile involucra documentos que se emiten fuera del país: poderes notariales, certificados de vigencia de la sociedad matriz, actas de directorio, pasaportes. Para que un notario, el Registro de Comercio o el SII acepten esos documentos, deben pasar antes por uno de dos caminos: apostilla o legalización consular. Confundirlos, o saltarse el trámite correcto, es una de las causas más frecuentes de demora en constituciones desde el extranjero.

Apostilla: el camino corto

Chile forma parte del Convenio de La Haya de 1961, vigente en el país desde el 30 de agosto de 2016. Entre los más de 120 países miembros del convenio, la apostilla reemplaza a la legalización tradicional: es un único sello o certificado, emitido por la autoridad competente del país de origen, que valida la autenticidad del documento para que sea reconocido directamente en Chile, sin pasos adicionales.

Si el país donde se emitió el documento —un poder notarial, por ejemplo— es parte del convenio, basta con la apostilla. No se requiere pasar además por el consulado chileno en ese país.

Legalización consular: el camino largo

Cuando el país de origen no forma parte del Convenio de La Haya, el documento debe seguir el proceso de legalización tradicional, que tiene más pasos:

1. Certificación por la autoridad competente en el país de origen.
2. Legalización ante el Consulado de Chile correspondiente a ese país.
3. Una vez en Chile, presentación ante el Ministerio de Relaciones Exteriores para su reconocimiento final.

Este camino toma más tiempo y suele requerir coordinación directa con el consulado, por lo que conviene anticiparlo con margen si el país de origen no está en el convenio.

Qué documentos suelen requerir apostilla o legalización

Para constituir una sociedad o establecer una agencia en Chile desde el extranjero, los documentos que con más frecuencia necesitan este paso son:

• Poder notarial que faculta a un representante en Chile para constituir la sociedad, tramitar el RUT o representar a la matriz.
• Certificado de vigencia o de existencia legal de la sociedad extranjera.
• Estatutos o pacto social de la matriz, cuando se requiere acreditar su estructura.
• Actas de directorio o de accionistas que autorizan la operación en Chile.
• Documentos de identidad de los representantes, cuando el trámite específico lo exige.

Un detalle que se pasa por alto: la traducción

La apostilla o legalización certifica la autenticidad del documento, no su idioma. Si el documento no está en español, en la mayoría de los trámites en Chile se exige además una traducción, que en ciertos casos debe ser realizada por un traductor oficial o certificada ante notario chileno. Conviene confirmar este requisito antes de firmar en el extranjero, porque el texto exacto del poder —y su traducción— es lo que después se revisa en Chile.

Por qué esto no es un trámite aislado

La apostilla o legalización suele ser el primer cuello de botella real en una constitución a distancia: sin el poder correctamente apostillado, no se puede firmar la escritura en Chile, y sin la escritura firmada, no avanza ni la constitución ni el RUT de inversionista. Por eso conviene resolver este paso en paralelo a la definición de la estructura societaria, no después de haberla decidido.

Este artículo entrega información general sobre apostilla y legalización de documentos extranjeros. No constituye asesoría legal para un caso particular; los requisitos exactos dependen del país de origen del documento y de la institución chilena ante la que se presente. Izquierdo Deramond Consultores es una firma privada e independiente y no representa al Gobierno de Chile ni a ningún organismo público.

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